PROCEDIMENTO DE GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNO
A fim de assegurar a eficácia dos princípios e dos princípios de comportamento enunciados no Código de ÉticaPara além do resto da normativa interna relativa à supervisão, vigilância e controlo para a prevenção de riscos penais e de situações e condutas contrárias à normativa legal aplicável à SUNSUNDEGUI e à sua normativa interna, a Empresa tem implementado um Sistema de Informação Interno (doravante, SII ou Canal de Informação) que constitui uma ferramenta à disposição de todos os empregados da SUNSUNDEGUI, assim como de terceiros que, de alguma forma, colaborem com a Empresa.
Este canal de informação é concebido, estabelecido e gerido de forma segura, de modo a garantir a confidencialidade da identidade do informador e de qualquer terceiro mencionado na comunicação.
Qualquer pessoa que deseje efetuar qualquer comunicação pode fazê-lo, mesmo de forma anónima, através de qualquer um dos canais disponibilizados pelo Sistema de Informação Interno da SUNSUNDEGUI, que são os seguintes
- Por escrito, para o endereço de correio eletrónico especificamente previsto para o efeito, no seguinte endereço cumplimientonormativo@sunsundegui.com ou por correio postal, à atenção do Responsável pela Conformidade, para Polígono Ibarrea s/n, 31800, Alsasua (Navarra).
- Por telefone, através do número 948564308.
- No caso dos trabalhadores, através de uma comunicação escrita ou verbal ao seu superior hierárquico, que a transmitirá ao Responsável pela Conformidade.
- Solicitando uma reunião presencial, que deve ter lugar no prazo de sete dias após o pedido.
Se a comunicação for feita verbalmente, incluindo por telefone ou sistema de mensagens de voz, deve ser documentada através de gravação, mediante aviso prévio ao repórter, ou de transcrição, dando ao repórter a possibilidade de rever e validar essa transcrição.
Todas as comunicações garantem a confidencialidade da identidade do informador, de qualquer terceiro mencionado na comunicação e das acções realizadas na gestão e tratamento das comunicações, bem como a proteção dos dados, impedindo o acesso de pessoal não autorizado; no entanto, é permitida a apresentação de comunicações anónimas. Do mesmo modo, a confidencialidade é garantida quando a comunicação é enviada através de canais diferentes dos estabelecidos ou a membros do pessoal que não são responsáveis pelo seu tratamento, razão pela qual o pessoal é devidamente informado a este respeito e transmitirá imediatamente a comunicação ao Responsável pela Conformidade.
Da mesma forma, as violações dos regulamentos referidos na Lei 2/2023 podem ser comunicadas à Autoridade Independente para a Proteção dos Denunciantes (I.W.P.A.) ou às autoridades ou organismos regionais correspondentes, sendo a comunicação interna da organização o canal preferido para comunicar este tipo de violação, desde que possa ser tratada eficazmente e não haja risco de represálias.
A SUNSUNDEGUI dispõe de um Procedimento Interno de Gestão do Sistema de Informação que descreve detalhadamente o procedimento a seguir desde o momento da receção da informação até, se for caso disso, à adoção das medidas adequadas para lhe dar resposta, caso se trate de um caso de incumprimento regulamentar.
As disposições do presente procedimento respeitam, em qualquer caso, as garantias de proteção dos informadores, em conformidade com as disposições da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União, a Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam violações da regulamentação e a luta contra a corrupção, bem como as disposições dos regulamentos relativos à proteção dos dados pessoais.
O órgão responsável na Empresa pela gestão do funcionamento do SII, bem como pela receção de informações sobre a eventual prática de um ato ilícito, irregular ou indevido cometido na Empresa e pelo subsequente tratamento do processo de investigação é o Compliance Officer, que informará periodicamente o Conselho de Administração sobre as informações recebidas, sendo este órgão o responsável último pela tomada de decisões sobre a resolução das informações recebidas.
O SII da Empresa reafirma o seu compromisso de que qualquer atividade ilícita por parte da SUNSUNDEGUI ou de qualquer um dos seus administradores, empregados ou terceiros que de alguma forma colaborem com a Empresa será rigorosamente investigada, adoptando as medidas adequadas de acordo com as normas internas e externas.