PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Con la finalidad de asegurar la efectividad de los principios y putas de comportamiento recogidos en el Código Ético, del resto de la normativa interna relativa a la supervisión, vigilancia y control para la prevención de riesgos penales y situaciones y conductas contrarias a las normas legales aplicables a SUNSUNDEGUI y a su normativa interna, la Sociedad ha implantado un Sistema Interno de Información (en adelante, SII o Canal de Información ) que constituye como una herramienta a disposición de todos los empleados de SUNSUNDEGUI, así como de terceros que de cualquier forma colaboren con la Sociedad.
Este Canal de Información se encuentra diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que queda garantizada la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación.
Quien desee realizar cualquier comunicación podrá hacerlo, incluso de forma anónima por cualquiera de las vías que ofrece el Sistema Interno de Información de SUNSUNDEGUI que se concretan en las siguientes:
- Dirigiéndose por escrito al correo electrónico expresamente habilitado al efecto en la dirección: : cumplimientonormativo@sunsundegui.com o a través de correo postal a la atención del Compliance Officer en la dirección Polígono Ibarrea s/n, 31800, Alsasua (Navarra).
- Por vía telefónica en el número de teléfono 948564308.
- En el caso de empleados, mediante reporte, escrito o verbal, a su superior jerárquico, quien lo trasladará al Compliance Officer.
- Solicitando una reunión presencial que deberá tener lugar en el plazo máximo de siete días desde la solicitud.
En el caso de que la comunicación se realice verbalmente, incluidas las realizadas por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz, ésta será documentada por medio de grabación, previa advertencia al informador, o transcripción, dando la posibilidad al informador de revisar y validar tal transcripción.
En todas las comunicaciones se garantiza la confidencialidad de la identidad del informante, de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de las comunicaciones, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado, no obstante, se permite la presentación de comunicaciones anónimas. Asimismo, se garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, motivo por el cual la plantilla se encuentra debidamente informada en esta materia y lo remitirá inmediatamente al Compliance Officer.
Igualmente, podrá informarse de los incumplimientos normativos a los que se refiere la Ley 2/2023 ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, siendo la comunicación interna a la organización la vía preferente para informar de este tipo de infracciones, siempre que pueda tratarse de manera efectiva y no exista riesgo de represalias.
SUNSUNDEGUI dispone de un Procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información en el que se describe de manera detallada el Procedimiento a seguir desde que se recibe la información hasta que, en su caso, se adoptan las medidas oportunas en respuesta a la misma en caso de que constituya un supuesto de incumplimiento normativo.
Las previsiones de dicho Procedimiento respetan, en todo caso, las garantías de protección a los informantes con arreglo a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como lo dispuesto en la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
El órgano responsable dentro de la Sociedad de gestionar el funcionamiento del SII, así como de la recepción de la información sobre la posible comisión de una actuación ilícita, irregular o impropia cometida en el seno de la Sociedad y la subsiguiente tramitación del expediente de investigación es el Compliance Officer, el cual informará periódicamente al Órgano de Administración acerca de las informaciones recibidas, siendo dicho órgano el último responsable en la toma de decisiones sobre la resolución de las informaciones recibidas.
El SII de la Sociedad reafirma el compromiso adquirido por el mismo de que toda actividad ilícita por parte de SUNSUNDEGUI o de cualquiera de sus directivos, empleados, o terceros que de cualquier forma colaboren con la Sociedad será rigurosamente investigada, adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa interna y externa sean procedentes.